Näin käytät riskienhallinnan työkalua

Kaikessa muutoksessa on aina mukana sudenkuoppien mahdollisuuksia, joiden vuoksi tavoitellut parannukset eivät toteudukaan tai tavoiteltuja toimintatapoja ei saada systemaattisesti käyttöön. Onnistunut käyttöönotto ja juurruttaminen edellyttävät laadunhallinnan huomiointia läpi prosessin.

Terapiat etulinjaan -toimintamallissa kehitetty Riskienhallinnan Excel-työkalu on ytimeltään riskianalyysi, joka auttaa

• luomaan suunnitelman uusien menetelmien käyttöönoton ja juurruttamisen onnistumiselle​
• tunnistamaan Terapiat etulinjaan -toimintamallin käyttöönottoa ja juurruttamista uhkaavat riskit omissa palveluissa​
• analysoimaan riskien todennäköisyyttä ja luokittelemaan niiden kriittisyyttä
• suunnittelemaan suojatoimenpiteet ja niiden toteutus riskien pienentämiseksi​.

Riskienhallinnan työkalu soveltuu kaikkiin ikäryhmiin, menetelmiin sekä työkaluihin. Työkalua saa vapaasti hyödyntää ja käyttää hyvinvointialueilla muuhunkin kuin Terapiat etulinjaan -toimintamallin menetelmien käyttöönottoon.

Riskienhallinnan työkalu on rakennettu kansallisten kertyneiden kokemusten ja oppien pohjalta

Työkalu on tarkoitettu käytettäväksi joustavasti ja tarpeenmukaisesti käyttöönottojen valmisteluvaiheessa yksikkö- tai aluekohtaisten riskien tunnistamiseksi ja minimoimiseksi. Riskienhallinnan työkalussa on esitäytettynä 17 mahdollista riskiä, jotka on tunnistettu kansallisesti kertyneistä Terapianavigaattorin, ohjatun omahoidon sekä kognitiivisen lyhytterapian käyttöönotto- ja juurruttamiskokemuksista. 

Myös riskien vaikutukset onnistumiseen ja hyväksi havaitut suojatoimenpiteet on arvioitu kertyneiden kokemusten pohjalta. Riskien sisällöllisessä muotoilussa on hyödynnetty normalisointiprosessin teoriaa, joka kuvaa uusien toimintatapojen juurtumista ja normalisoitumista työympäristössä. Lisäksi on hyödynnetty implementointiprosessin EPIS-mallia sekä juurruttamisen arviointiin käytettyä NoMAD-mittaria. Riskianalyysityökaluun voi tarpeen mukaan lisätä omia aluekohtaisia riskejä, kun niitä tunnistetaan.

• Jokaisen riskin kohdalla on eriteltynä, kuuluvatko riskit useimmiten neuvottelu-, valmistelu- vai toteutusvaiheeseen, ja minkälaisia mahdollisia vaikutuksia ja seurauksia niistä on käyttöönotoille.
• Jokaisen riskin vakavuus onnistumisen kannalta on arvioitu asteikolla 1–4 (1=vähäinen, 2=kohtalainen, 3=merkittävä, 4=kriittinen).
• Riskin toteutumisen todennäköisyys arvioidaan aina toimintayksikkökohtaisesti asteikolla 1–4 (1=epätodennäköinen, 2=mahdollinen, 3=todennäköinen, 4=lähes varma).

Työkaluun on kuvattu riskikohtaisia esimerkkejä nk. suojatoimenpiteistä, joiden avulla todennäköisyyttä riskin yksikkökohtaiselle toteutumiselle voi pienentää. Suojatoimenpide-esimerkit on tarkoitettu työskentelyn tueksi. Alueellisesti voidaan tarpeen mukaan sopia myös muunlaisista suojatoimenpiteistä, joilla pyritään laskemaan riskien toteutumisen todennäköisyyttä.

Yksittäisen riskin vaikutusten arvioinnissa yhdistetään riskin vakavuus ja riskin yksikkö- tai aluekohtainen todennäköisyys. Riskianalyysi-taulukko kertoo kyseiset luvut keskenään ja antaa tulolle kokonaisvaikutusten vakavuuden mukaisen värikoodin. Värikoodaus on lievimmästä vakavampiin vihreästä (tulo alle kuusi), keltaiseen (tulo yli 8) ja punaiseen (tulo yli 12).

Valmisteluvaiheen yleisimpien riskien vaikutukset onnistuneeseen käyttöönottoon

Neuvottelu- ja valmisteluvaiheessa rakennetaan perustaa menetelmien käyttöönotolle ja juurtumiselle. Vaiheeseen kuuluu monien eri käytännön kysymysten ratkaiseminen ja kaikkien niiden toimijoiden huomioiminen, joita tuleva muutos koskettaa. Ilman yhteisesti jaettua ymmärrystä siitä, mitä, miksi ja miten muutosta tehdään, moni riski on vaarassa realisoitua.

Kohtalainen (2-taso):

• Yhteisiä tavoitteita ei ole määritetty riittävän konkreettisesti.

Merkittävä (3-taso)

• Yhteistä visiota ei ole määritetty.
• Esihenkilö ei ole sisäistänyt rooliansa.
• Esihenkilö ei ole sisäistänyt käyttöönotettavaa menetelmää.
• Ylin johto ei ole tietoinen eikä tukena.
• Käyttöönottoa ei huomioida ammattilaisten työn organisoinnissa.
• Kaikkia sidosryhmiä ei ole tunnistettu.
• Hoidon porrastus on epäselvä tai puutteellinen.
• Tiedonkeruuta ja palautetietoisia toimintatapoja ei valmistella.
• (Terapia-, interventio-, menetelmä-) koordinaattoriresurssi on vähäinen tai ei lainkaan käytössä.

Vakava (4-taso)

• Asiakastyötä tekevä ammattilainen ei ole sisäistänyt rooliaan.
• Asiakastyötä tekevä ammattilainen ei ole sisäistänyt menetelmää.

Toteutusvaiheen yleisimpien riskien vaikutukset juurtumiselle

Toteutusvaiheessa menetelmien koulutukset ovat käynnistyneet ja menetelmää käytetään hyvinvointialueen koordinaattoreiden tuella.

Kohtalainen (2-taso)

• Kirjaamiskäytännöt ovat epäselvät asiakastyötä tekeville ammattilaisille.
• Esihenkilö ei ole sisäistänyt tiedonkeruun merkitystä.
• Asiakastyötä tekevä ammattilainen ei ole sisäistänyt tiedonkeruun merkitystä.

Merkittävä (3-taso)

• Hoitoonohjaus on epäselvää asiakastyötä tekevälle ammattilaiselle.
• Esihenkilö ei ole sisäistänyt rooliaan.
• Esihenkilö ei ole sisäistänyt menetelmää.
• (Terapia-, interventio-, menetelmä-) koordinaattoriresurssi on vähäinen tai ei lainkaan käytössä.

Vakava (4-taso)

• Asiakastyötä tekevä ammattilainen ei ole sisäistänyt rooliaan.
• Asiakastyötä tekevä ammattilainen ei ole sisäistänyt menetelmää.

Lataa työkalu itsellesi

Lisätietoa ja tukea työkalun hyödyntämiseen antavat hyvinvointialueen koordinaattorit sekä Terapiat etulinjaan -toimintamallin kehittämispäällikkö Sara Nurminen.