Uusien toimintatapojen käyttöönotto ja juurruttaminen Terapiat etulinjaan -toimintamallissa
Uuden toimintatavan käyttöön ottaminen ja juurruttaminen vaatii suunnitelmallisuutta, riskienhallintaa sekä monipuolista tiedonkeruuta ja tiedon hyödyntämistä läpi prosessin. Terapiat etulinjaan -toimintamallissa käytetään riskienhallintaan työkalua, joka auttaa tunnistamaan mahdollisia riskejä ja ennakoimaan niitä.
Terapiat etulinjaan -toimintamallia käyttöönotossa ja juurruttamisessa alueiden yksilölliset piirteet tulee huomioida. Käyttöönottoprosessin eri vaiheissa sovitaan alueellisesti esimerkiksi seuraavista asioista:
- Keitä henkilöstöstä koulutetaan ja miksi?
- Miten henkilöstön oppimista ja osaamista tuetaan kouluttamis- ja toteutusvaiheessa?
- Miten henkilöstön ja organisaation erityistarpeet huomioidaan ja miten niihin vastataan?
- Miten käyttöönoton tuloksellisuutta seurataan?
- Miten koko organisaatio sitoutetaan uuteen toimintatapaan?
Terapiat etulinjaan -toimintamallissa käyttöönottoprosessi on jaettu neuvottelu-, suunnittelu- ja toteutusvaiheeseen. Jokaiseen vaiheeseen kuuluu omat tavoitteensa ja työtehtävänsä. Työnjaosta ja päätöksenteosta sovitaan aina alueellisesti. Yleensä alueet nimeävät oman valmistelutyöryhmänsä, jossa ovat mukana alueen lähi- ja keskijohtoa, asiakastyötä tekeviä ammattilaisia sekä alueen terapia- tai interventiokoordinaattori. Lisäksi siihen kuuluu alueen muita keskeisiä mielenterveys- ja päihdepalveluiden kehittäjiä esimerkiksi Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeesta sekä yhteistyöalueen Terapiat etulinjaan -koordinaatiohankkeesta. Terapiat etulinjaan -toimintamallin keskitetyistä palveluista saa tarpeen mukaan konkreettista tukea kaikissa käyttöönoton ja juurruttamisen vaiheissa.
Käyttöönottoprosessin työkirja auttaa huomioimaan eri vaiheiden alatehtävät ja vastuuhenkilöt
Käyttöönottoprosesseja tuetaan työkirjan avulla. Työkirjassa on kuvattu käyttöönottoprosessien eri vaiheiden jokainen yksittäinen tehtävä konkreettisesti. Lisäksi on kirjattu tehtävän osallistujat sekä tehtävän valmisteluiden ja päätöksenteon vastuuhenkilöt. Terapia- tai interventiokoordinaattori toimii useimmissa tehtävissä valmistelun vastuuhenkilönä ja organisaation johto vastaa päätöksenteosta. Esimerkiksi valmisteluvaiheen tehtäviin kuuluvat ammattilaisten motivointi ja osallistaminen tulevaan muutokseen sekä heidän tuen tarpeensa selvittäminen ja siihen vastaaminen. Valmisteluvaiheessa huolehditaan myös alueellisen hoidon porrastuksen rakentamisesta.
Riskienhallinnan työkalu auttaa jäsentämään työskentelyä ja ennakoimaan riskejä
Toimiva käyttöönotto, juurruttaminen ja integrointi edellyttävät systemaattista laadun- ja riskinhallintaan läpi prosessin. Terapiat etulinjaan -toimintamallissa hyödynnetään riskianalyysia, joka auttaa luomaan suunnitelman uusien menetelmien käyttöönoton ja juurruttamisen onnistumiselle.
Terapiat etulinjaan -toimintamallin riskienhallintatyökalussa on esitäytettynä 17 yleisintä mahdollista riskiä, niiden oletusarvoinen vakavuusaste ja esimerkkejä suojatoimenpiteiksi. Riskienhallinnan valmistelun pohjana on käytetty normalisointiprosessin teoriaa siitä, miten asioista tulee rutiinia ja normaalin jokapäiväisen työn osia, sekä implementointiprosessin EPIS-mallia. Riskien sisällöt on muotoiltu Terapiat etulinjaan -toimintamallin 2020 alkaneiden kehitys- ja käyttöönottokokemusten perusteella yhteensovitettuna juurruttamisen NoMAD-mittariin.
Riskianalyysi on tarkoitettu käytettäväksi joustavasti ja tarpeenmukaisesti heti valmisteluvaiheen alussa riskien tunnistamiseksi ja minimoimiseksi. Yleisten riskien lisäksi erityisiä alue- ja yksikkökohtaisia riskejä on mahdollista ja suotavaa lisätä. Työkalu skaalautuu kaikkiin ikäryhmiin ja kaikkiin menetelmiin sekä työkaluihin. Sitä saa hyödyntää vapaasti hyvinvointialueilla muussakin kuin Terapiat etulinjaan -toimintamalliin liittyvässä juurruttamisessa.
Riskienhallinnan työkalu auttaa
- tunnistamaan Terapiat etulinjaan -toimintamallin käyttöönottoa ja juurruttamista uhkaavat riskit omissa palveluissa
- analysoimaan riskien todennäköisyys ja luokittelemaan niiden kriittisyys
- suunnittelemaan suojatoimenpiteet ja niiden toteutus riskien pienentämiseksi.
Riskienhallinnan työkalua on alettu hyödyntää systemaattisesti keväällä 2023. Ensimmäiset käyttökokemukset ovat olleet myönteisiä. Työkalun on koettu jäsentävän ja strukturoivan työskentelyä sekä vahvistavan tavoitteellista yhteiskehittämistä. Työkalun avulla on kyetty tunnistamaan ennakoiden kriittisiä riskejä ja toteuttamaan alueellisesti räätälöityjä suojatoimenpiteitä.
Lue lisää ja lataa työkalu itsellesi
Lue lisää sivuiltamme: Näin käytät riskienhallinnan työkalua.
Lisätietoja: kehittämispäällikkö Sara Nurminen, sara.nurminen@hus.fi